Politique en matière de langues officielles de l'ICI

En 1982, la Charte canadienne des droits et libertés a reconnu que l’anglais et le français étaient les deux langues officielles du Canada. Par surcroît, des sondages d’opinion publique ont démontré que la majorité des Canadiens sont favorables, en principe, à la proposition selon laquelle ils devraient être en mesure de recevoir des services gouvernementaux et autres services en français et en anglais.

Le présent document a pour but de définir une norme volontaire pour l’ICI pouvant être utilisée pour les services offerts aux membres et aux non membres.

Les trois principes fondamentaux de la politique sont les suivants :

• Les membres d’une association nationale doivent, en règle générale, être en mesure d’obtenir des services auprès de leur association et de communiquer avec celle-ci dans la langue officielle de leur choix.

•  Le grand public ou les membres des associations nationales ainsi que des auditoires spécialisés avec lesquels ils sont en contact doivent être en mesure de recevoir de l’information d’une association nationale dans la langue officielle de leur choix.

• Les associations nationales devraient encourager leurs membres à fournir leurs services dans les deux langues officielles là où la demande est importante.

1    RECONNAÎTRE LA DEMANDE

Offre active de services bilingues :
En termes pratiques, l’ICI doit s’assurer que les services sont disponibles dans les deux langues officielles et de tels services doivent être accessibles en tout temps et être offerts lorsque cela est possible.

Déterminer la langue de préférence des membres :
Afin d’évaluer la nature des services que devrait offrir l’ICI dans les deux langues, les membres devront faire savoir leur langue de préférence pour que l’information soit enregistrée et mise à jour.

Déterminer la langue de préférence du grand public :
Toute demande faite dans une langue constitue en soit une demande de service dans cette langue. L’ICI répondra à la demande dans cette même langue. En principe un dossier est gardé indiquant le nombre et la fréquence des demandes dans la langue de la minorité.

2    OFFRE DE SERVICE AUX MEMBRES ET AU GRAND PUBLIC

Identification formelle :
Afin de projeter une image de bilinguisme, l’ICI devrait prendre en considération l’utilisation de documents bilingues comme les en-têtes de lettre, les cartes d’appels, les timbres en caoutchouc et l’identification de l’association dans les deux langues officielles sur des enseignes, des présentoirs et des tableaux répertoires ainsi que dans les répertoires téléphoniques et les publications.

Documents écrits :
L’ICI s’efforcera de fournir des documents écrits dans les deux langues officielles dans la mesure du possible.

Correspondance :
La correspondance sera généralement adressée dans la langue utilisée par le membre lorsque ce dernier écrit à l’association. Si l’Institut initie la correspondance, un membre du personnel devra s’assurer de la langue de préférence de la personne à qui est adressée la correspondance.

Formulaires :
Tous les formulaires utilisés par les membres devraient être disponibles en français et en anglais, de préférence dans un format bilingue. S’il s’agit de versions séparées, la disponibilité des formulaires doit être vérifiée.

Bulletins d’information et publication :
Les bulletins d’information et les publications d’ordre général ainsi que d’autres documents (règlements et régulations, etc.) doivent être disponibles en français et en anglais, dans la mesure du possible. Les publications dans des versions séparées doivent porter la mention indiquant la disponibilité du document dans l’autre langue.

Information :
Lors de la préparation de communiqués de presse et de documents d’informations, l’ICI s’assurera de renseigner également les deux communautés linguistiques. Si l’ICI participe à une activité promotionnelle ou à un événement dans un secteur où le français et l’anglais sont parlés, des efforts devront être faits pour projeter  une image bilingue ou à fournir un service en personne dans les deux langues officielles.

 Contact personnel :
Il est peu probable que tous les employés de l’ICI soient bilingues, mais il est important que tous les employés de l’ICI soient conscients de l’engagement de l’institut à cet égard. Les employés à qui on demande un service dans une langue officielle et qui ne parlent pas cette langue doivent faire appel à un ou une collègue de travail qui pourra fournir le service demandé sans délai.

Services téléphoniques :
Il serait préférable qu’une réponse initiale à un appel téléphonique soit faite de façon à indiquer que le service est offert dans les deux langues officielles. Les employés qui ne peuvent poursuivre la conversation dans la langue officielle de l’interlocutrice ou de l’interlocuteur devront transférer poliment l’appel à un ou une collègue qui sera en mesure de parler dans la langue voulue.

Réunions et conférences :
Lors d’une réunion, d’une conférence ou d’un séminaire qui comprend des membres des deux communautés linguistiques, l’ICI fera tout en son pouvoir pour permettre aux membres de communiquer sans problème dans la langue officielle de leur choix. Lorsqu’il n’est pas possible d’avoir recours au service de traduction simultanée, d’autres solutions peuvent être prises en considération.

Formation, perfectionnement et activités d’accréditation :
Étant donné qu’un apprentissage fait par le biais d’une langue seconde peut s’avérer un sérieux handicap dans beaucoup de cas, l’ICI, lorsqu’il est question de formation, de perfectionnement et d’activités d’accréditation cherchera à donner ces services dans la langue officielle choisie, dans la mesure du possible. Les manuels de formation devraient aussi être disponibles dans les deux langues officielles, dans la mesure du possible.

3    APPLICATION DE LA POLITIQUE

Le directeur général de l’ICI est responsable de s’assurer que l’application de la politique se fasse. Cependant, les employés oeuvrant dans tous les niveaux doivent être tenus responsables des engagements à la politique. L’ICI s’efforcera à avoir du personnel bilingue pour qu’il ait la capacité de transiger de façon efficace avec les membres dans l’une ou l’autre des langues officielles et ce, sans délai.

L’ICI prend en considération les demandes de formation du personnel qui veut développer ses compétences d’une langue seconde.

Traduction :
L’ICI retient les services d’un traducteur pour la traduction de documents écrits. Le personnel qui est bilingue n’aura donc pas à s’occuper de cette tâche spécifique.

janvier 2003